Iako u današnje vrijeme u svakoj velikoj firmi postoje uspješni poslovni ljudi koji rade na poziciji menadžera projekata, mnogima i dalje nije jasno šta ovaj posao zapravo znači. Jednog dana su u kancelariji, sljedećeg dana na putu; jedne nedelje rade na uvođenju novog softvera, sljedeće pokreću veliku humanitarnu akciju.
Upravljanje projektima je umjetnost i nauka dodjele, korištenja i praćenja resursa za postizanje određenog cilja u definisanom vremenskom periodu.
To je primjena svih metoda, alata i tehnika za postizanje uspjeha na dodjeljenim zadacima. Posao upravljanja projektima uključuje upravljanje vremenom, ljudskim i finansijskim resursima za postizanje uspješnih rezultata. To nije samo stvaranje rasporeda i budžeta, već i okupljanje različitih grupa ljudi kako bi se riješili trenutni problemi i iskoristile nove mogućnosti.
Posao menadžmenta u projektima nije nov.
Još u petom vijeku prije nove ere slavni kineski pisac i mislilac Sun Cu u svojoj knjizi „Umijeće ratovanja”, pozivajući se na teoriju vođenja vojnika, govorio je o razmatranju i planiranju, značaju jasne koncepcije i važnosti brzog preduzimanja akcija. Italijanski mislilac i politički filozof Nikolo Makijaveli u svojoj studiji o upravljanju državom „Vladalac” iz petnaestoga vijeka, jasno ukazuje na potrebu za efektivnim rukovodstvom i upravljanjem promjenama.
Međutim, ljudi dugo nisu sistematično razmišljali o radu koji su obavljali i tek u savremeno doba upravljanje projektima počinje da se razvija kao samostalna disciplina. Moglo bi se reći da je znanje o tome sistematizovano prije oko pet decenija, prije svega zahvaljujući institutima i drugim organizacijama za standardizaciju, koji su to znanje jasno formalizovali.
Prije nego što se odgovori na pitanje šta je upravljanje projektima, treba definisati šta je projekat. Projekat ima tri glavne odlike – jedinstven je, vremenski je ograničen i ima ograničene resurse.
Jedinstven. Pomislite na baziliku Svetog Petra i Koloseum u Rimu ili na piramide u Egiptu.
Nesumnjivo, dizajn i konstrukcija svake od ovih građevina činili su jedinstven projekat. Iako su razlike nekada veoma suptilne, svaki projekat je priča za sebe. Uzmimo za primjer piramide – sve su građene od istog materijala i po istim principima rada, ali nijedna nije ista. Različiti građevinski timovi, različit dizajn i različiti tereni pretvorili su svaku piramidu u jedinstven projekat.
Vremenski ograničen. Projekti su posao koji radite jednom. Imaju jasno definisanu početnu i završnu tačku. Bilo da se radi o izgradnji zgrade, dizajniranju novog softvera ili o pisanju aplikacije za iPhone, kada se izgradnja ili dizajn završi i proizvod ili usluga počne da radi, projekat se završava.
Ograničeni resursi. Svaki projekat ima ograničene izvore sredstava, kao što su budžeti postavljeni od klijenta, ograničen broj raspoloživih resursa – ljudi, postrojenja ili opreme, kao i određeni broj radnih sati koji se može postaviti između datuma početka i završetka.
Dakle, ako su projekti privremeni poduhvati sa ograničenim resursima, koji imaju jedinstvene jednokratne rezultate, šta radi menadžer projekta?
On ima zadatak da projekat sprovede od početka do kraja poštujući različita ograničenja koja su dogovorena. Zbog toga, da bi se u potpunosti dao odgovor na pitanje šta je menadžer projekta i šta on radi, trebalo bi pogledati svaku fazu životnog ciklusa projekta: definicija – planiranje – implementacija – zaključak.
Grupisanjem projektnih aktivnosti u faze rukovodilac projekta može efikasno da planira i organizuje resurse za svaku aktivnost, da mjeri postizanje ciljeva i donosi odluke o tome kako da krene naprijed, kao i da preduzme korektivne mjere kada je to potrebno. Razlika između prosječnih i dobrih menadžera projekata je u tome koliko pažnje posvećuju detaljima ovih različitih faza i na koliko manjih etapa razbijaju ove faze.
Sve počinje definisanjem: šta je plan, ko učestvuje u realizaciji, šta je cilj. Zatim se stvara putanja razvoja, odlučuje se koji su resursi na raspolaganju, koliko će sve to trajati. Tada počinje stvarni život projekta.
Počinje implementacija. U ovoj fazi se vrijednost menadžera projekta najbolje i najjasnije vidi. Menadžer koristi svoje znanje i vještine da utiče na rad, delegira zadatke, pregovara o svemu, upravlja projektom i usmjerava zaposlene.
Nakon toga, sagledavaju se rezultati. Iskustva i saznanja stečena tokom rada na projektu tada se bilježe i prenose na druge projekte i na druge menadžere.
U današnje vrijeme mnogi poslodavci traže od zaposlenih znanje o tome kako da primjene alate i tehnike upravljanja projektima. Ovo znanje ne primjenjuje se samo na vođenje velikog projekta od početka do kraja, već se može primjenjivati svakodnevno, na rutinskim poslovima koji moraju da budu završeni na vrijeme.
Usavršavanje sposobnosti za upravljanje projektima, odnosno znanje o tome kako da sprovedete efikasnu koordinaciju resursa – vremena, novca i ljudi – povećaće vam šanse za napredak u karijeri, čime god da se bavite. Neka vaš prvi projekat postane upravo rad na vašim sposobnostima.